Tecnología para la digitalización de procesos (XII). Business Intelligence

Business Intelligence

Puede parecer que el Business Intelligence no es exactamente una tecnología para digitalización de procesos. Y es cierto que no es una tecnología específica del mundo de los procesos y la automatización, y es cierto también que no entra en el núcleo de lo que son los procesos (la coordinación de actividades para conseguir un resultado de negocio) y la automatización completa o parcial de sus tareas.

 

Sin embargo, el Business Intelligence, como alguna otra tecnología que veremos en futuros artículos, permite conocer y analizar el estado y desempeño de los procesos y, en ese sentido, la consideramos una tecnología más que relevante en la digitalización de los procesos.

 

¿Qué es Business Intelligence?

 

El Business Intelligence lo podemos considerar como las tecnologías que permiten obtener informes, indicadores y análisis a partir de grandes cantidades de datos.

 

¿En qué se ha traducido eso históricamente desde un punto de vista tecnológico?

 

Casi cualquier sistema, y en concreto, cualquier sistema que automatice procesos, dispone de una base de datos, una base de datos que históricamente ha sido predominantemente de tipo relacional.

 

En teoría, podemos obtener informes e indicadores, simplemente, consultando vía SQL esa base de datos.  Esto, sin embargo, presenta dos tipos de problemas:

 

  • Prestaciones: ya que, el hacer informes implica consultas ‘pesadas’ que bloquean muchos registros de la base de datos y ralentizan, por tanto, otras inserciones y actualizaciones y, por ende, la ejecución de los procesos. Además, la estructura interna de una base de datos relacional no es la más adecuada para las necesidades de elaboración de gran parte de los informes habituales.
  • Usabilidad: ya que acceder a los datos mediante consultas SQL está al alcance de desarrolladores y algún usuario avanzado, pero no del público general.

 

Para atacar el problema de las prestaciones lo que se hace es algún tipo de réplica en una base de datos que es la que se utiliza realmente para la elaboración de informes y análisis en profundidad. En el caso más sencillo, es una réplica exacta del modelo relacional, y estaríamos hablando de un ODS (‘Operational Data Store‘).

 

Con frecuencia, además, la base de datos para informes transforma el modelo de datos a lo que se denomina un modelo dimensional que es el más apropiado para informes del tipo ‘Dame las ventas tanto por país, como producto y segmento de clientes‘ donde un mismo dato (que se llama ‘hecho‘), en nuestro caso las ventas, se mira desde múltiples perspectivas (que se llaman ‘dimensiones‘), en nuestro caso paises, productos y segmentos.

 

Este tipo de base de datos es la que se utiliza habitualmente en los denominados datamarts y datawarehouses.

 

El problema de la usabilidad se resuelve, habitualmente, mediante la creación de una capa intermedia de objetos con significado de negocio y herramientas que los manejan de una forma gráfica, semigráfica o, al menos, asistida. Ese nivel intermedio sería lo que, por ejemplo, en su momento se denominó ‘universos’ en la herramienta Business Objects.

 

Hoy en día existen también herramientas que resuelven de forma muy satisfactoria, tanto por la facilidad de uso como por la potencia gráfica, la visualización de datos con base en unos datos externos a los que se conectan o que importan de manera sencilla. Sería el caso de, por poner algún ejemplo, el PowerBI de Microsoft o Tableau.

 

¿Qué puede aportar Business Intelligence a la digitalización de procesos?

 

Business Intelligence aporta en la digitalización de procesos lo mismo que a cualquiera de sus otros ámbitos de aplicación: informes, indicadores, análisis…conocimiento, en definitiva.

 

Específicamente, en el mundo de los procesos podemos obtener indicadores típicos de proceso como tiempos medios de operación extremo a extremo, tiempos de cada actividad, ejecuciones de cada rama de proceso, número de casos por tipologías, etc,

 

Además, y para cada proceso concreto, se podrían obtener datos propios de aquella parte del negocio que estén gestionando. Así, por ejemplo, para un proceso de gestión de reclamaciones, podríamos hacer análisis del volumen de reclamaciones por región, segmento de cliente, causa raíz, etc o en la gestión de averías de equipos de cualquier tipo, podr´´iamos analizar los fabricantes o modelos con más averías.

 

Las posibilidades son inmensas y lo que aporta al negocio y a la gestión por un lado, y al propio entendimiento del proceso real y posibilidades de mejora, es enorme.

 

Por eso, sin ser Business Intelligence una disciplina específica de procesos, la consideramos como una herramienta más, y muy potente, para la digitalización de procesos.

 

La evolución del Business Intelligence

 

Aunque con los mismos objetivos y utilidad que las expresadas más arriba, desde el punto de vista tecnológico y de capacidades, el Business Intelligence ha evolucionado con los años.

 

Así, por ejemplo, y con la aparición del Big Data se incorporan con fuerza bases de datos no relacionales (como, por ejemplo, MongoDB o ElasticSearch), la capacidad de tratar con mayor facilidad datos semiestructurados y la viabilidad de tratar en tiempo real o cuasi real volúmenes de datos mucho mayores. De eso nos ocuparemos en otro artículo.

 

Igualmente, el análisis de datos específicos de los procesos a partir de ‘logs’ da lugar a una disciplina, con cada vez mayor fuerza: el Process Mining de la que también nos ocuparemos próximamente.

 

Otras tecnologías de monitorización, análisis y reporting

 

Aparte de Business Intelligence, existe alguna otra forma de gestionar desde un punto de vista tecnológico la información de procesos. Así, y como hemos visto en la sección anterior, tenemos el BigData o el Process Mining, a lo que podemos añadir, por ejemplo, la monitorización en tiempo real mediante BAM (‘Business Activity Monitoring‘).

 

Hay, por tanto, toda una serie de tecnologías complementarias que nos permiten, no tanto el automatizar o digitalizar el proceso en sí como monitorizarlo, analizarlo y conocerlo, especialmente desde el punto de vista de negocio y de su operación.

 

Conclusiones

 

Business Intelligence es una disciplina, ya con años de historia, que se utiliza para obtener indicadores, informes y análisis de datos.

 

No se trata de una tecnología específica para procesos pero puede aportar muchísimo en materia de seguimiento ejecutivo, monitorización así como conocimiento y análisis aunque no es la única tecnología en esta faceta.

 

Artículos anteriores relacionados

 

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *