La idea de arquitectura empresarial tiene ya un largo recorrido y es importante para proyectos ambiciosos de reingeniería y transformación digital. Sin embargo no es, probablemente, ni muy conocida ni tampoco suficientemente aplicada.

 

Es cierto que la idea de arquitectura empresarial probablemente sólo tenga pleno sentido cuando tenemos la intención y capacidad de contemplar y gestionar la empresa en su conjunto, y realizar transformaciones de calado especialmente en las dimensiones de organización, procesos y sistemas.

 

Y es bastante cierto también que no ha llegado a consolidarse suficientemente ningún estándar en el mercado siendo qui´za lo más parecido a ese respecto las aportaciones de TOGAF y su método ADM.

 

De todas formas, ya volveremos en un siguiente artículo a razonar sobre la utilidad y aplicabilidad de una arquitectura empresarial. En éste sólo vamos a intentar proporcionar algo parecido a una definición e identificar los elementos que componen esa arquitectura empresarial. En ambos cometidos, y a sabiendas de que no hay ni definiciones ni estándares ampliamente aceptados, aportaremos nuestra particular visión al respecto.

 

De una forma sencilla, podemos decir que:

 

Una arquitectura empresarial es un marco conceptual que explica la estructuración y funcionamiento de una organización.

 

Seguramente, para quien nunca se haya tropezado con este concepto la definición anterior parezca vaga. Y en cierto modo lo es, pero no es fácil dar con otra que sea correcta y al tiempo sencilla. Mejor que eso probablemente sea conocer sus componentes y cómo se debe usar.

 

En nuestro entendimiento, una arquitectura empresarial debe incluir los siguientes elementos:

• Mapa de organización
• Mapa de procesos de negocio
• Mapa de sistemas
• Mapa de Información

 

Veamos algo más de cada uno de esos elementos.

 

Mapa de organización

 

Éste es, quizá, el elemento más sencillo de conseguir y entender en la práctica.  Se trata de un dibujo o modelo de la estructura de organización en sus vertientes jerárquica y funcional.

 

Por un lado, una estructura jerárquica (lo que, familiarmente llamaríamos el organigrama) donde se reflejan unidades organizativas, cadenas de mando y responsabilidades.

 

Por otro lado una estructura funcional que complementa la anterior y que identifica grupos operativos o de trabajo para la ejecución de tareas que no constan en la organizaci´ón jerárquica. Con frecuencia, la estructura jerárquica y funcional son coincidentes. Sin embargo, existen situaciones en que no es así y, en ese caso, debemos también disponer de la organización funcional. Algunos casos en que pueden no coincidir completamente la estructura jerárquica y la funcional serían, por ejemplo:

 

• La organización jerárquica no llega a suficiente nivel de detalle (quizá porque no existe ningún mando o directivo específico) y existen grupos operativos o de trabajo relevantes para los procesos y la operación, que no constan en la organización jerárquica.
• La organización no es una jerarquía simple sino que existen dependencias múltiples y complejas como en organizaciones matriciales o en red.
• etc

 

Es conveniente que el mero dibujo e identificación de unidades y dependencias entre ellas, venga acompañado por lo que denominaremos un manual de funciones, es decir, una descripción somera pero clara de las responsabilidades y actividades de esas unidades. Ese manual de funciones debe de ser, además, coherente con el mapa de procesos de negocio del que tratamos a continuación.

 

Mapa de procesos

 

Se trata de un esquema de alto nivel de los procesos de negocio que se ejecutan en la compañía. Cuando estamos en el ámbito de una arquitectura empresarial no es preciso bajar a un modelado detallado de procesos sino más bien, sino una identificación en un primer nivel de detalle, una descripción de alto nivel del proceso, sus entradas y salidas y los otros procesos del mapa con que interacciona.

 

Aunque el mapa de procesos que se incluye en una arquitectura empresarial es de alto nivel, es muy importante que cualquier modelado de mayor nivel de detalle sea plenamente consistente con el mapa de alto nivel y se desarrolle sólo a modo de ‘zoom’ de este mapa de procesos de la arquitectura.

 

Mapa de Sistemas

 

Tanto los procesos de negocio en su mayor parte, como la información de la compañía se soporta hoy en día sobre sistemas de información.

 

Es importante disponer de un mapa de sistemas. En el mapa de sistemas se identificarán todos los sistemas que soportan el funcionamiento de la compañía, las interacciones y las interacciones fundamentales entre ellos,

 

De cada sistema deberemos saber, al menos, un esbozo de alto nivel de su funcionalidad, sus interacciones principales con otros sistemas y los elementos de información que gestiona.

 

Como en todo lo que tiene que ver con la arquitectura empresarial es muy importante la coherencia. Dado que los sistemas soportan los procesos las piezas deben encajar perfectamente. De igual manera, dado que los sistemas almacenan y consultan información, el mapa de sistemas debe ser plenamente coherente con el elemento que veremos a continuación, el mapa de información.

 

Mapa de Información

 

El mapa de información, que siempre ha sido relevante, cobra mucha mayor importancia hoy en día con el auge de las tecnologías muy basadas en datos (Big Data, Machine Learning, etc)

 

Lo que contiene un mapa de información es una identificación de las entidades de información fundamentales que se manejan en la compañía como, por ejemplo: clientes, productos, facturas, pedidos, etc, los principales datos asociados a ellas y sus relaciones.

 

Por cada entidad de información hay que identificar los procesos y sistemas que las gestionan, distinguiendo, además, si esa gestión es creación de la información, modificación, consulta o borrado.

 

Y, de nuevo, con una llamada a la coherencia y al rigor. Coherencia porque lo que se diga en cuanto a la generación y uso de la información en procesos y sistemas debe ser coherente con lo identificado en el mapa de procesos y el de sistemas. Y rigor, porque, al igual que ocurre en los procesos, el mapa de información se desarrolla luego en mayores niveles de detalle llegando a mapear a entidades y tablas de bases de datos.

 

Otra información interesante

 

No lo consideramos plenamente integrado dentro de la arquitectura empresarial pero, cuando se va a acometer un cambio importante, una reingeniería o transformación digital, conviene que, acompañando a la arquitectura empresarial dispongamos del modelo de negocio (típicamente realizado con el lienzo de modelo de negocio), una descripción del porfolio de productos y servicios y un censo de las tecnologías más relevantes usadas en el mapa de sistemas.

 

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Entendemos que no es fácil empaparse a la primera del significado y utilidad de una arquitectura empresarial pero estamos convencidos de que merece la pena. Esperamos que este artículo proporcione una primera aproximación o , al menos, que despierte en el lector el interés por el tema.

 

En el próximo post explicaremos un poco más su importancia y cómo se utiliza y seguro que entonces se entenderá mejor. Hasta entonces.